Все больше компаний принимают за правило проводить все корпоративные закупки на конкурсной основе. Путем соблюдения определенных несложных правил можно значительно улучшить свои шансы победы фактически в любом тендере...

При прочих равных условиях подготовка к выигрышу в тендере начинается задолго до его начала - в процессе повседневной деятельности.

В условиях постоянного сотрудничества с потенциальными организаторами конкурсов можно понять философию компании, требования к поставщикам, ключевые потребности и др. Также такой подход позволяет получить хорошие рекомендации от клиентов, что также важно для репутации участника тендера.

Начальная подготовка

Компаниям, принимающим участие в тендерах за государственные средства следует тщательно изучить "Положение о закупке товаров, работ и услуг за государственные средства". Изменения, которые имели место в законодательстве (приобретение товаров и услуг за государственные средства) за последнее время, сделали саму процедуру более эффективной: запрещено изменение существенных условий договора о закупке, продлены сроки подачи тендерных предложений и изменений к ним и разъяснений и т. д.

Правила проведения тендера в частных компаниях регулируются внутренними положениями, с которыми следует обязательно подробно ознакомиться и изучить: сроки (основные и дополнительные) представления документов, права и обязанности участника и организатора, требования к участнику, условия пересмотра результатов, критерии принятия решения.

Чтобы не тратить время и ресурсы вашего бизнеса на участие в заведомо бесполезном тендере нужно их отбирать по первичными признаками. Если заказчик предъявляет завышенные (нереальные) или ошибочные требования, то выполнить их будет нереально. Иногда тендеры проводят для получения идей на разработку рекламной кампании или вариантов дизайна.

Кроме того, конкурс может носить формальный характер, когда условия "прописаны" под конкретного участника. В таком случае, в конкурсную документацию могут внести ложную или некорректную техническую информацию. Возможно и несвоевременное информирование о проведении тендера, что не оставляет вероятным участникам времени на подготовку документации.

Необоснованные финансовые требования (завышенная стоимость конкурсной документации) организатора должны настораживать. В таком случае лучше вообще отказаться от участия в тендере.

Необходимо отслеживать историю проведения тендеров организатором. Если за заказчиком тянется череда скандалов, связанных с организацией тендеров (постоянные отмены тендеров, несоблюдение условий и др.) принимать участие в таком "мероприятии" не стоит.

Тендерная документация

Для успешного прохождения конкурсных процедур, эксперты рекомендуют внимательно читать тендерную документацию, и соотнести себя с требованиями заказчика. Обстоятельное изучение позволит не тратить время на подготовку излишних документов и переработки основных.

Стандартные требования к участникам обычно предусматривают наличие средств, оборудования и работников соответствующей квалификации, которые имеют необходимые знания и навыки, требования к финансового обороту, опыту выполнения аналогичных проектов, наличие необходимых лицензий и разрешений и т.д. В зависимости от специфики отрасли возможны и дополнительные требования.

При этом у каждой компании свой набор тендерной документации, который различается в зависимости от отрасли экономики. В рекламной сфере — это короткий бриф и договор о неразглашении коммерческой информации. Для строительного проекта нужно предоставлять много технической документации. Все проблемные аспекты относительно тендерной документации лучше выяснять до начала самого конкурса, так как после него обжаловать в суде его результаты — дело затратное и неблагодарное.

Очень важно, чтобы в тендерной документации были отражены правдивые сведения и использовался понятийный аппарат, который тождественен используемому организатором тендера. Необходимо как можно точнее соблюдать все требования тендерных документов: не только по оформлению, но и по срокам их предоставления.

Все тендерные документы должны быть полностью готовы не позднее чем за 3 рабочих дня до срока подачи документов, для того, чтобы было время на проверку их соответствия документов всем требованиям и внесения всех необходимых изменений. Если есть возможность, можно предварительно неофициально показать предложение представителю организаторов тендера. В некоторых случаях так можно получить дельные рекомендации или показать свое желание победить в тендере.

Правила "взятия" тендера

Первыми являются правильная стратегия работы с организатором, правильность оформления тендерной документации и своевременность ее предоставления. Уже при принятии решения о победителе тендера играют значение сами конкурсные предложения (цена, качество и условия), а также репутация компании.

Не стоит рассчитывать на победу только на основании предложения наименьшей цены, которая является значимым и решающим фактором только при прочих равных условиях. Демпинговые цены могут свидетельствует о том, что у действующего бизнеса проблемы с другими компонентами работ (наличие лицензий, специалистов и др.). При этом возможность отсрочки платежа создает вашему предложению дополнительный положительный эффект.

С одной стороны, к каждому тендеру нужно подходит индивидуально, так как идентичных конкурсов не бывает. С другой стороны, когда на каждое предложение будет уходить много времени, то отдачи можно и не получить. Если участвовать в тендерах постоянно и частично стандартизировать подходы к подготовке, на это будет тратиться меньше времени. Кроме того, важно, чтобы этим занимался не руководитель компании, а отдельный специалист, который имеет презентабельный вид, имеет опыт участия в конкурсах и подготовки документации, умеет договариваться и не допускает досадные ошибки в мелочах.

В отдельных случаях организаторы тендеров требуют предоставление банковских гарантий. Впрочем, участники, которые не имеют кредитных обязательств и располагают достаточными средствами, обычно не имеют проблем с ее получением. Одним из негативных моментов при получении гарантии является то, что средства участников замораживаются минимум на 120 дней, а в связи с удорожанием кредитов стоимость гарантии повысилась. Кроме гарантии, организатор (государственный орган или предприятие) согласно тендерного законодательства может требовать платежное поручение, залог и задаток.

Держите тесную связь с организаторами тендера. Это важно не только с точки зрения избежания собственных ошибок, но и для определения слабых сторон конкурентов, что пригодится при позиционировании собственных преимуществ.

Условия и процедура проведения тендера в большинстве случаев не зависит от участника, а значит единственно возможное решение в этом случае - приспосабливаться к ним. Проанализировав собственный и/или сторонний опыт участия в различных конкурсах можно определить собственные сильные и слабые стороны, что позволит улучшить свои шансы при участии в последующих тендерах.

Не забудьте: любая корпоративная закупка — самая "вкусная" часть коррупции, которая выражается в "откате", предоставление которого "гарантирует" победу в тендере. С такими правилами выигрывать конкурсы достаточно несложно. Однако украинский бизнес и законодательство приобретает все более прозрачные формы, что создает все большие сложности на пути "контролируемых" закупок.

http://ubr.ua/business-practice/own-business/sekrety-biznesa-kak-pobedit-v-tendere-54651